TECHNICIEN À LA PAIE / PAYROLL TECHNICIAN

Description du poste

INSTITUT DE RECHERCHE DU CUSM / RESEARCH INSTITUTE OF THE MUHC

SOMMAIRE DU POSTE
Sous la supervision du directeur de finance et en étroite collaboration avec la spécialiste de la paie, le titulaire sera en charge du traitement des corrections et des ajustements, de la soumission des relevés d’emploi, de la mise à jour des feuilles de temps, de l’attribution d’accès aux « time-reporters », de la documentation des processus de la paie, de la formation des employés, de la mise à jour de la base de données des « time-reporters », du maintien des services essentiels lors de l’absence de la spécialiste de la paie et de la réponse aux demandes de paie émises par courriel ou par téléphone.

FONCTIONS ET ATTRIBUTIONS
• S’occupe de la boîte de réception du Service de la paie;
• S’occupe de la base de données des « time-reporters »;
• Collecte et entre manuellement les feuilles de temps;
• S’assure que les feuilles de temps des employés sont approuvées par les « time-reporters » désignés;
• Envoie les relevés d’emploi électroniques;
• Identifie, calcule et traite les corrections de transaction de paie dans le système de paie Espresso
• Traite les ajustements sur la paie, comme les changements de centres de coût;
• Met à jour l’accès des « time-reporters »;
• Produit et met à jour la documentation sur les processus de la paie;
• Répond aux demandes liées à la paie et fait les suivis;
• Donne des formations aux utilisateurs de eEspresso et coordonne la logistique liée à ces formations;
• Compile et fait circuler les statistiques liées à la paie;
• Agit à titre de remplaçant lors de l’absence de la spécialiste de la paie pour les services essentiels;
• Participe aux projets spéciaux et aux audits, si nécessaire;
• Compile des données provenant de sources variées, prépare les rapports d’analyse et communique les résultats aux directeurs et employés respectifs;
• Met à jour la section du Service de la paie sur le portail de l’IR;
• Effectue toute autre tâche connexe tel que requis.

CONDITIONS DE TRAVAIL
Statut : Temps complet
Échelle de rémunération : de 35,344 $ à 52,097$ par année (semaine de travail de 35 heures)
Période de travail : de 8h30 à 16h30, du lundi au vendredi
Site de travail : Centre-ville de Montréal

N. B. : Dans le but d'alléger le texte, le genre masculin inclut le féminin.

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POSITION SUMMARY
Under the general supervision of the Director, Finance and working closely with the Payroll Specialist, the incumbent: processes corrections and adjustments, issues employee ROE’s, updates payroll timesheets, gives access to Time Reporters, documents payroll processes, provides training to employees, maintains the payroll time reporter database up to date, ensures maintenance of essential services during absence of the Payroll Specialist and responds to payroll queries via the payroll email box and phone line;


GENERAL DUTIES
• Maintains Payroll E-Mail box;
• Maintains Payroll Time Reporter database;
• Collects and enters manual timesheets;
• Ensures that the employee timesheets are approved by the appointed Time Reporters;
• Issues employee electronic ROE’s;
• Identifies, calculates and processes payroll transaction corrections in Espresso payroll system;
• Processes payroll adjustments; such as, changes in cost centres;
• Maintains Time Reporter access;
• Produces and maintains up-to-date documentation for the payroll processes;
• Responds to and follows-up on any employee payroll queries;
• Provides training to eEspresso users and coordinates payroll training logistics;
• Compiles and distributes payroll statistics;
• Acts as a backup for essential services during the absence of the Payroll Specialist;
• Participates in special projects and audits, as required.
• Compiles data from various sources, prepares analysis reports and communicates results to respective manager/employees;
• Maintains the Payroll section of the RI portal;
• Performs other related duties as required

WORKING CONDITIONS
Status: Full-time
Pay Scale: from $35,344 to $52,097 /annum (35-hour workweek)
Work Shift : from 8:30 a.m. to 4:30 p.m., Mondays to Fridays
Work Site : Downtown Montreal

NOTE: The masculine gender has been used for brevity and includes the feminine gender.

Exigences

• DEP en comptabilité ou équivalent;
• Excellente connaissance des processus actuels des retenues sur la paie au Canada;
• Minimum de trois ans d’expérience dans un poste similaire;
• Bilinguisme (anglais et français, parlé et écrit);
• Très grande autonomie et exactitude, attention aux détails et capacité à bien répondre aux échéanciers;
• Persévérance prouvée : soutient les tâches jusqu’à la fin;
• Habileté de comprendre et maintenir les horaires d’analyse dans Excel;
• Désir d’offrir un excellent service à la clientèle et habileté à juger et communiquer de manière appropriée avec tact et discrétion;
• Confortable dans un environnement de travail à haut volume;
• Polyvalence démontrée dans les applications logicielles;
• Volonté à apprendre d’autres applications logicielles tel que requis;
• Bonnes compétences organisationnelles et interpersonnelles.

LE POSTE AFFICHÉ N’EST PAS UN POSTE D’HÔPITAL

Institut de recherche du CUSM encourage l'équité en matière d'emploi.

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• DEP in Accounting or equivalent;
• Strong up to date working knowledge of Canadian Payroll tax processes;
• Minimum 3 years of experience in a similar position;
• Bilingual (French and English, spoken and written);
• Very good general knowledge of basic accounting principles;
• High level of accuracy and autonomy, attention to detail and the ability to respect deadlines;
• Demonstrated resilience to see tasks through to completion;
• Ability to understand and maintain analysis schedules in Excel;
• Desire to offer excellent customer service and the ability to judge and appropriately communicate with tact and discretion;
• Comfortable in a high transaction volume environment;
• Demonstrated versatility with software applications
• Willingness to learn other software applications as required;
• Good organizational and interpersonal skills.

THIS IS NOT A HOSPITAL POSITION.

Research Institute of the MUHC encourages equity in employment.

Description de l'organisation

"L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) est un centre de recherche de réputation mondiale dans le domaine des sciences biomédicales et des soins de santé. Établi à Montréal, au Québec, l'Institut constitue la base de recherche du Centre universitaire de santé McGill (CUSM), centre hospitalier universitaire affilié à la Faculté de médecine de l'Université McGill. L'IR-CUSM est financé en partie par le Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS)."