ASSISTANT DE PROGRAMME – PROGRAMME DE RECHERCHE EN SANTÉ CARDIOVASCULAIRE AU LONG DE LA VIE (SCVL) / PROGRAM ASSISTANT – CARDIOVASCULAR HEALTH ACROSS THE LIFESPAN PROGRAM (CHAL)

Description du poste

INSTITUT DE RECHERCHE DU CUSM / RESEARCH INSTITUTE OF THE MUHC

SOMMAIRE DU POSTE :

Sous la supervision générale du gestionnaire de programme et en étroite collaboration avec le chef de programme et les chercheurs, le titulaire du poste fournit le soutien administratif au personnel universitaire en lien les subventions de recherche générales.

FONCTIONS ET ATTRIBUTIONS :
  • Fournit le soutien administratif au personnel universitaire du programme en lien les subventions de recherche générales;
  • Aide le chef du programme et le gestionnaire du programme dans leurs tâches administratives; 
  • Dactylographie à partir de brouillons des lettres, de la correspondance, des notes de service, des formulaires, des envois de masse;
  • Rédige et traduit des lettres et des notes de service;
  • Répond aux appels téléphoniques, les filtre, les transfère, prend les messages et répond aux demandes de renseignements générales;
  • Traite le courrier entrant et sortant, et prend les dispositions pour le service de messagerie; 
  • Traite les factures. Prépare et assure le suivi des demandes de paiement, d’achats et de factures;
  • Organise et maintient un système de classement efficient et efficace;
  • Place les commandes de fournitures de bureau et d’équipements et s’assure que le niveau de réserve est toujours suffisant;
  • Assure le suivi des réparations de l’équipement ou de l’espace physique. Demande et coordonne les services d’entretien ménager, de TI, de sécurité, les services techniques et de télécommunication sous la direction du coordinateur et du personnel universitaire désigné;
  • Informe le gestionnaire de programme de toutes situations inhabituelles;
  • Effectue toute autre tâche générale de bureau, telle que photocopier, numériser, recevoir et envoyer des télécopies, etc.;
  • Aide à la préparation du matériel de présentation de recherche;
  • Réserve les salles de réunion;
  • Révise et met en page la correspondance générale en lien avec les subventions et le compte;
  • Prépare les formulaires de frais de déplacement;
  • Maintient à jour le curriculum vitae universitaire;
  • Aide les chercheurs dans la préparation des demandes de subvention;
  • Prépare la documentation en lien avec la supervision pour les demandes de bourses d’études et postdoctorales;
  • Soumission de manuscrits en ligne;
  • Modifie la mise en page pour des revues spécifiques;
  • Soumission des résumés;
  • Aide à l’organisation et la planification d’événements spéciaux et des fonctions pour les employés;
  • Voit à l’organisation physique du mobilier, réorganise selon les transferts et les changements de personnel;
  • Effectue d’autres tâches de bureau selon les demandes du supérieur immédiat ou de son délégué.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

Statut : Temps complet
Échelle de rémunération : 38,693.20 $ à 45,390.80 $ par année
Période de travail : Semaine de travail de 35 heures
Lieu de travail : Site Glen (1001 Boulevard Décarie)

N. B. : Dans le but d'alléger le texte, le genre masculin inclut le féminin.
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POSITION SUMMARY:

Under the general supervision of the Program Manager and in close collaboration with the Program Leader and researchers, the incumbent provides general research grant related administrative support to assigned academic staff.

GENERAL DUTIES:
  • Provides research grant related administrative assistance to assigned academic staff of the Program;
  • Assists the Program Leader and Program Manager in their administrative duties;
  • Types from drafts, letters, correspondence, memos, forms, mass mailings; 
  • Composes and translates letters and memos;
  • Answers, screens and relays telephone calls, takes messages and responds to general inquiries;
  • Processes incoming and outgoing mail and arranges for courier service;
  • Processes payment of invoices. Prepares and follows-up on payment requests, purchase order requests, and invoices;
  • Organizes and maintains an efficient and effective filing system; 
  • Ensures the ordering and/or maintenance of all office supplies and equipment;
  • Ensures follow-up on any repairs of equipment and/or physical space. Requests and liaises for services with housekeeping, security, IT, technical services and telecom, under the direction of the Coordinator and assigned academic staff;
  • Advises the Program Manager of any unusual situations or issues;
  • Performs any other general office duties such as photocopying, scanning, receiving and sending faxes, etc. 
  • Assists with the preparation of research presentation materials;
  • Books meeting rooms;
  • Proof reads and formats general grant and account related correspondence;
  • Prepares travel expense forms; 
  • Maintains an up-to-date academic CV;
  • Supports investigators in the preparation of grant registration and submission of grant applications;
  • Prepares supervisor-related materials for studentship and postdoctoral fellowship applications;
  • Online submission of manuscripts;
  • Reference formatting of manuscripts;
  • Modifies formatting for specific journals; 
  • Submission of abstracts;
  • Helps with the organization and planning of special events and staff functions;
  • Arranges for physical organization of furniture, rearranges as necessary along with staff moves or changes;
  • Performs other office duties as per the immediate superior’s request and/or delegate.

WORKING CONDITIONS:

Status: Full-time
Pay Scale: $ 38,693.20 to $ 45,390.80 /annum
Work Shift: 35-hour workweek
Work Site : Glen site (1001 Décarie Boulevard)

NOTE: The masculine gender has been used for brevity and includes the feminine gender.

Exigences

  • Diplôme d’études secondaire V (DES) ou un diplôme d’études professionnelles – secrétariat (DEP – 1 485 heures) ou l’équivalent; 
  • Deux (2) années d’expérience connexes;
  • Français et anglais – parlé et écrit;
  • Excellente connaissance des programmes informatiques, tels Word, Excel, Access et PowerPoint;
  • Facilités pour apprendre d’autres applications, telles que le logiciel de gestion bibliographique;
  • Traitement de texte : minimum de 40 mots par minute.Secondary V 
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  • Diploma (D.E.S.) or Vocational Diploma “Secretarial” (DEP - 1,485 hours) or equivalent;
  • Two (2) years of related experience; 
  • French and English - spoken and written;
  • Excellent knowledge of computer applications such as, Word, Excel, Access and PowerPoint;
  • Capacity to learn other software such as Reference Manager;
  • Word-processing: minimum of 40 words per minute. 

Description de l'organisation

L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) est un centre de recherche de réputation mondiale dans le domaine des sciences biomédicales et des soins de santé. Établi à Montréal, au Québec, l'Institut constitue la base de recherche du Centre universitaire de santé McGill (CUSM), centre hospitalier universitaire affilié à la Faculté de médecine de l'Université McGill. L'IR-CUSM est financé en partie par le Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS).