ADJOINT(E) À LA DIRECTION DES PROGRAMMES CLIENTÈLES

Description du poste

LIBELLÉ DE LA CONVENTION COLLECTIVE   Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction. Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés. Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi. Elle est appelée à assister un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques. Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.       DESCRIPTION SOMMAIRE DE FONCTIONS      Sous l’autorité et en collaboration avec le directeur des soins infirmiers et le directeur des services et programmes de réadaptation, le titulaire de ce poste est responsable de l’ensemble des tâches de secrétariat pour la direction des services à la clientèle.       FONCTIONS SPÉCIFIQUES     Tâches générales :  
  • Assiste le directeur des programmes clientèles de réadaptation (DPCR) et son adjointe (ADPCR) dans leurs fonctions administratives et assure le suivi des mandats qui lui sont confiés par ceux-ci;
  • Analyse, trie et achemine le courrier adressé à la DPCR;
  • Initie et implante tout système nécessaire au bon fonctionnement de la DPCR;
  • Achemine au besoin les requêtes auprès des autres services et directions (Services techniques et informatiques, requêtes au service alimentaire,…)
  • Tient à jour un système de classement efficace, pour les dossiers émanant de la DPCR tout en respectant la loi sur les archives et le calendrier de conservation des dossiers de l’établissement;
  • Effectue la rédaction et mise en page de certaines correspondances et de divers documents pertinents aux mandats de la DPCR et s’assure d’effectuer l’envoi des copies aux personnes concernées;
  • S’assure de la mise à jour de l’agenda du directeur et de son adjointe;
  • Exécute toutes autres tâches demandées par ses supérieurs immédiats dans les limites imposées par la convention collective en vigueur.
  •   Tâches spécifiques :  
  • En collaboration avec le directeur  et son adjointe, prépare et tient à jour le calendrier annuel des rencontres statutaires et trimestrielles du DPCR avec les chefs de programmes, les répondants professionnels, les conseillères en soins et les comités pour lesquels le DPCR est responsable ;  
      • Assure la réservation des salles pour les différents comités de la direction;
      • Prépare les ordres du jour et rédige les procès-verbaux des réunions de comités pour lesquels le DSPR ;
      • Prépare les communications, correspondances et tout autre document nécessaire au bon fonctionnement des comités;
      • Dans le cadre du suivi des sous-comités, produit régulièrement les rapports trimestriels et annuels associés.  
  • Assiste l’ADPCR, le DPCR et les gestionnaires des programmes/clientèle à préparer tout document (power point etc.) nécessaire à la formation du personnel lorsque requis;
  •   Fonctions liées à la gestion des risques  / Volet réadaptation:
  • S’assure de l’entrée de données des AH-223 relatives à des incidents / accidents reliés directement à la gestion opérationnelle pour le secteur de la réadaptation;
  •   Activités reliées à la sécurité
  • S’assure de respecter les règles de confidentialité.
  • S’assure de respecter les mesures d’hygiène de base.
  • Connaît et collabore au plan de mesures d’urgence.
  • Rapporte tout incident ou accident dont il a connaissance et remplit les formalités requises.
  • Rapporte à son supérieur ou à la personne concernée toute situation réelle ou potentielle susceptible de poser un problème de sécurité.
  •  

    Exigences

    Académique :
  • Doit tenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat ou l’équivalence.
  •   Expérience :
  • 2 ans d’expérience dans un poste d'adjoint(e) de direction.
  •   Connaissances :
  • Très bonne maîtrise des systèmes informatiques en réseau.
  • Très bonne maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office.
  • Excellente maîtrise du français écrit et parlé.
  • Maîtrise fonctionnelle de l’anglais écrit et parlé.
  •   Qualités personnelles :
  • Sens très prononcé de discrétion;
  • Entregent;
  • Capacité d’initiative et d’autonomie;
  • Bonne capacité d’organisation du travail;
  • Disponibilité;
  • Capacité de travailler en équipe;
  • Capacité de travailler en respectant des échéanciers des mandats;
  • Capacité à supporter le stress et à travailler en situation d’urgence;
  •  

    Description de l'organisation

    L’Hôpital de réadaptation Villa Medica (HRVM), établissement privé conventionné situé au centre-ville de Montréal, compte 142 lits offrant des services spécialisés aux clientèles provenant de Montréal et des régions limitrophes, en fonction de différents programmes (neurologie, amputés, grands brûlés, orthopédie et soins subaigus). L’Hôpital, incontournable dans le domaine de la réadaptation et reconnu pour la qualité de ses services, est une organisation à dimension humaine, adhérant à la philosophie Planetree, comptant près de 400 employés et une dizaine de médecin. L’offre de services est basée sur les valeurs de l’organisation : Bienveillance, Intégrité et Coopération. Depuis 2006, Villa Medica fait partie du Groupe Santé Sedna, une firme de gestion spécialisée dans l’administration et la prestation de services de santé depuis plus de 20 ans.