ADJOINT ADMINISTRATIF (TEMPS PARTIEL) / ADMINISTRATIVE ASSISTANT (PART-TIME)

Description du poste

INSTITUT DE RECHERCHE DU CUSM / RESEARCH INSTITUTE OF THE MUHC

SOMMAIRE DU POSTE :
L’adjoint administratif doit assister la gestionnaire du programme national de formation, avec l’administration générale du bureau, et de la planification des cours d’été et du programme de perfectionnement d’études destiné aux chercheurs en formation stopSP (SPRINT).

FONCTIONS ET ATTRIBUTIONS :
• Assister à la planification d’événements, y compris de créez, compiler et mettre à jour les documents d’inscription, les documents à distribuer, les listes de chambres d’hotel, des fusions de courrier, etc.
• Assister à la rédaction de procès-verbaux de réunions et de mesures à prendre.
• Effectuer la mise en page et la correction de documents.
• Vérifier l’exactitude des factures et des formulaires de dépenses.
• Assister à l’administration du bureau (entrée de données, photocopies, classement, etc.)

CONDITIONS DE TRAVAIL :
Statut :, Temps partiel
Échelle de rémunération : selon l’expérience
Période de travail : travail de 5 a 7 heures par semaine – flexible
Site de travail : Institut Allan Mémorial, 1025 Ave des Pins Ouest

N. B. : Dans le but d'alléger le texte, le genre masculin inclut le féminin.

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POSITION SUMMARY:
We are seeking an individual to assist the Program Manager of the endMS National Training Program with logistical planning for the endMS Summer School and assistance for the endMS Scholar Program for Researchers in Training (SPRINT).

GENERAL DUTIES:
• Assisting with event planning logistics including creating, compiling and updating registration lists, rooming lists, presenter bios, preparing mail merges, etc.
• Drafting meeting notes and action items
• Formatting and proofreading documents
• Verifying invoices and expense claim forms
• Assisting with general office duties (data entry, photocopying, filing, etc.)

WORKING CONDITIONS:
Status: Part-time
Pay Scale: According to experience
Work Shift : 5 to 7 hours per week – flexibility with day(s) of the week and hours.
Work Site : Allan Memorial Institute, 1025 Pine Ave. West

NOTE: The masculine gender has been used for brevity and includes the feminine gender.

Exigences

• Souci du détail
• Excellentes compétences organisationnelles
• Excellent entregent
• Solides aptitudes en communication
• Souplesse et capacité d’adaptation
• Capacité à utiliser Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint,)
• L’expérience dans un bureau ou avec l’assistance à la planification d’événements constitue un atout.
• Langues : anglais, essentiel; la connaissance du français constitue un atout.
• La connaissance du milieu de la recherche universitaire constitue un atout.

LE POSTE AFFICHÉ N’EST PAS UN POSTE D’HÔPITAL

Institut de recherche du CUSM encourage l'équité en matière d'emploi.

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• Possess a high attention to detail and accuracy
• Excellent organizational skills
• Excellent interpersonal skills
• Strong communication skills
• Flexibility and adaptability
• Proficiency with MS-Office Excel, Word and PowerPoint
• Experience working in an office or assisting with event planning – an asset
• Language: English – essential; French – an asset
• Knowledge of the academic-research community – an asset

THIS IS NOT A HOSPITAL POSITION.

Research Institute of the MUHC encourages equity in employment.

Description de l'organisation

"L'Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (IR-CUSM) est un centre de recherche de réputation mondiale dans le domaine des sciences biomédicales et des soins de santé. Établi à Montréal, au Québec, l'Institut constitue la base de recherche du Centre universitaire de santé McGill (CUSM), centre hospitalier universitaire affilié à la Faculté de médecine de l'Université McGill. L'IR-CUSM est financé en partie par le Fonds de recherche du Québec - Santé (FRQS)."